Operación y mantenimiento
Mantenimiento periódico
Qué revisar cada día, semana, mes y año para mantener la Academia sana, y qué hacer cuando cambia una clave.
Rutina de mantenimiento basada en lo que la plataforma ya ofrece. La mayoría de las revisiones se hacen desde Moodle (con una cuenta de super administrador) o desde Coolify, sin entrar al servidor.
Las frecuencias semanal, mensual y trimestral son una recomendación de este manual a partir de las herramientas existentes; la única frecuencia fijada por el proyecto es la revisión anual de módulos (Manual de la Academia §14) y la ventana trimestral de actualizaciones que propone el plan (docs/roadmap_v4.md §3.3). Ajústelas con TI.
Cada día
| Revisión | Dónde | Qué esperar |
|---|---|---|
| Avisos para el super administrador | Área personal de una cuenta de super administrador | Sin recuadro de avisos (o solo el de copia externa mientras siga pendiente) |
| Respaldo del día | Administración del sitio → Cursos → Copias de seguridad → Respaldos de la Academia | Estado Al día |
| Correo de fallo de respaldo | Buzón de los super administradores y de soporte | Ningún correo "Falló el respaldo de la Academia Deltamontero" |
| Salud de los servicios | Coolify | moodle, moodle-cron y mariadb en healthy |
Cada semana
| Revisión | Dónde | Qué hacer |
|---|---|---|
| Registro del respaldo | tail /var/log/delta-lms-backup.log en el servidor | Cada día termina en === Respaldo diario: correcto |
| Copia fuera del servidor (cuando esté configurada) | Página Respaldos de la Academia: "última copia fuera del servidor" | Fecha del último día |
| Correos con error | Administración del sitio → Usuarios → Correos de la Academia → Registro de envíos, filtro "Con error" | Revisar el motivo; Reintentar cuando se corrija. Si el error es de conexión, usar Diagnosticar la conexión |
| Módulos con problemas | Módulos → Revisar los módulos | Reparar lo que se pueda. Un video eliminado o privado en YouTube no es una falla de Moodle: hay que corregirlo en el origen |
Cada mes
| Revisión | Dónde | Qué hacer |
|---|---|---|
| Revisión anual de módulos (aviso) | El día 1 a las 08:00, la tarea review_reminder avisa a Talento Humano los módulos vencidos, por vencer o sin revisión | Comprobar que Talento Humano lo atiende (ver la sección anual) |
| Espacio del servidor | Servidor (tamaño de /var/backups/delta-lms, de los volúmenes y del disco) | Verificar que hay espacio para los 14 respaldos más el crecimiento de moodledata. No hay un control automático de espacio en disco en el repositorio |
| Tamaño de los respaldos | Página Respaldos de la Academia (tamaño del último) | Vigilar el crecimiento (23 MB en el primer respaldo de producción) |
| Tareas programadas | Administración del sitio → Servidor → Tareas programadas | Sin tareas con fallos repetidos |
Cada trimestre
| Tarea | Detalle |
|---|---|
| Ventana de actualizaciones | El plan propone una ventana trimestral, con aprobación de TI, para el sistema operativo, las imágenes Docker y los plugins. Procedimiento en Arranque y actualizaciones |
| Prueba de recuperación | Restaurar un respaldo real en una instalación aparte (otro equipo o contenedor), sin correo o con desvío, y anotar el resultado en el Registro de pruebas. La periodicidad es una recomendación; el repositorio solo registra las pruebas hechas |
| Copia externa | Traer una copia externa con rclone y comprobar que se descifra y su sha256 coincide |
Cada año
| Tarea | Detalle |
|---|---|
| Revisión anual de módulos | Ningún módulo debe pasar más de doce meses sin constancia formal de revisión (Manual §14). Se registra en Administración del sitio → Informes → Revisión anual. La coordina Talento Humano |
| Revisar las cuentas de super administrador | Que sigan siendo dos, con MFA configurado y correo válido (para recibir los avisos de respaldo) |
| Revisar los secretos | Que el gestor de contraseñas tenga las variables vigentes de Coolify, la clave de cifrado de la copia externa y las claves de rclone |
| Dominio y certificados | Cuando se publique con dominio (planificado; hoy la Academia se usa en la red interna): vigencia de learning.deltamontero.net y de sus certificados (Let's Encrypt de Coolify y Cloudflare): Por confirmar quién lo administra y cómo se vigila |
Cuando cambia una clave
| Cambia... | Qué hacer |
|---|---|
| La contraseña de la cuenta de correo de Office 365 | Actualizar MOODLE_SMTP_PASSWORD en Coolify (modo literal) y en el gestor de contraseñas, Redeploy, y Diagnosticar la conexión en Correos de la Academia |
| La clave del chat de IA | Actualizar GROQ_API_KEY en Coolify y en el gestor de contraseñas y hacer Redeploy: el despliegue la aplica solo (configure-ai-groq.php). Cambiarla solo en Configuración IA → Ajustes técnicos no basta si la variable está definida, porque el siguiente despliegue la reemplaza |
| El token de rclone (si el destino es OneDrive, vence) | Renovarlo con rclone en el servidor y comprobar la siguiente copia externa |
| Las contraseñas de la base de datos | Por confirmar: el repositorio no documenta cómo cambiar MYSQL_PASSWORD o MYSQL_ROOT_PASSWORD en una base ya creada. No las cambie solo en Coolify sin un procedimiento probado: si no coinciden con las de MariaDB, moodle y moodle-cron no pueden conectarse |
Tareas pendientes que afectan a la rutina
Mientras sigan pendientes, conviene revisarlas en cada ciclo:
- Reloj del servidor (NTP): estaba 16 minutos adelantado. Afecta a los códigos MFA y a los registros. Se corrige en el nodo Proxmox.
- Copia fuera del servidor: sin destino configurado, los respaldos solo están en el mismo servidor.
- Snapshot de Proxmox: lo programa TI.
El detalle está en Pendientes operativos.
Accesos y cuentas de administración
Super administradores, cuenta de respaldo, verificación en dos pasos (MFA), cuentas técnicas, dónde viven los secretos y cómo recuperar el acceso sin correo.
Solución de problemas
Problemas conocidos de la Academia Deltamontero y cómo resolverlos, documentados en el código, sus comentarios y el manual de recuperación.