Correos de la Academia
Estado del correo, diagnóstico de la conexión, correo de prueba, límites, tipos de correo, registro de envíos, bienvenidas y pausa de los envíos.
La Academia envía sus propios correos (bienvenida, recuperación de contraseña, códigos, módulo asignado, certificado, recordatorios) desde una cuenta de correo de Office 365 de Deltamontero. Las notificaciones de Moodle (la campana) se quedan en la plataforma y no llegan al correo.
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Cuentas → Correos de la Academia.
Permiso: importar y eliminar personal (Jefe de Talento Humano y super administrador).
La clave de la cuenta de correo nunca se ve ni se cambia en esta pantalla: vive en las variables de entorno del servidor y la configura el administrador técnico. Ver Operación.
La pantalla tiene cuatro pestañas: Estado y prueba, Tipos de correo, Registro de envíos y Bienvenidas.
Estado y prueba
Si el correo no está configurado
Aparece El correo todavía no está configurado. Mientras tanto la plataforma funciona igual: nadie recibe correos, las contraseñas temporales se entregan en persona y se recuperan con la cédula. La pantalla indica qué datos debe agregar el administrador técnico en el servidor para activarlo.
Estado del correo
Muestra si está Enviando o En pausa, el servidor y el remitente, y tres números: en cola, enviados en 24 horas y con error en 7 días.
Pausar los envíos (con confirmación) detiene todos los correos: quedan en cola y salen al reanudar. Mientras está en pausa, los enlaces para crear contraseña tampoco llegan. Para volver a enviar, pulse Reanudar los envíos.
Diagnosticar la conexión
Si el correo de prueba falla, pulse Diagnosticar la conexión: prueba paso a paso la conexión con el servidor de correo (nombre, puerto, cifrado e inicio de sesión) y dice en cuál falla y qué hacer. No envía ningún correo. Cada paso aparece como Bien, Falla o Info, con su detalle.
El super administrador puede escribir además un Usuario para la prueba (opcional) y una Clave para la prueba (opcional, no se guarda): si con la clave escrita funciona y con la del servidor no, hay que volver a cargar la clave en el servidor.
Enviar un correo de prueba
En Enviar a escriba un correo (por defecto, el suyo).
Pulse Enviar correo de prueba.
Si sale, aparece Correo de prueba enviado a …. Revisa la bandeja de entrada (y el correo no deseado). Si falla, se muestra el motivo que dio el servidor.
Límites de envío
Office 365 acepta unos 30 correos por minuto por cuenta; por encima los rechaza. Los correos que pasan del límite esperan en cola y salen en los minutos siguientes.
| Campo | Rango | Valor inicial |
|---|---|---|
| Por minuto (máximo 30) | 1 a 30 | 20 |
| Por día | 1 a 10 000 | 2 000 |
Pulse Guardar límites.
Tipos de correo
Qué correos envía la Academia: solo salen estos correos. Cada uno se puede Apagar o Encender; un tipo apagado ya no se envía.
| Correo | Cuándo se envía |
|---|---|
| Recuperar contraseña | Cuando alguien usa ¿Olvidó su contraseña?: un enlace para crear una contraseña nueva (vence en 1 hora). |
| Bienvenida al personal | Al crear la cuenta de un colaborador: su usuario y un enlace para crear su contraseña (vence en 7 días). |
| Cuenta de cliente creada | Cuando el empleado de una empresa cliente crea su cuenta con el código. |
| Código para una empresa cliente | Cuando se envía el código de registro desde Clientes. |
| Código de prueba técnica | Cuando se envía el código de acceso desde Postulantes → Códigos de acceso. |
| Prueba técnica recibida | Cuando el postulante envía su prueba técnica: confirmación de que se recibió y de que Talento Humano se pondrá en contacto (sin la nota). |
| Módulo asignado | Cuando a una persona que ya entró a la Academia se le da un módulo nuevo. |
| Módulo terminado y certificado | Cuando alguien termina un módulo: felicitación con el enlace a su certificado. |
| Recordatorio de módulos pendientes | Los lunes, a quien tiene módulos sin terminar y no entra a ellos hace 14 días (como máximo cada 14 días). |
| Correo de prueba | Solo cuando se envía desde esta pantalla. No se puede apagar. |
Enviar ejemplos para revisar
Con el correo activo aparece Enviar ejemplos para revisar: escriba su correo y pulse Enviar ejemplo en el tipo que quiera ver. Llega con el asunto [Ejemplo] y datos de muestra (su nombre, una empresa y un módulo de ejemplo); los botones para crear contraseña del ejemplo no funcionan y no se toca ninguna cuenta.
En los correos se saluda a cada persona con su primer nombre y su primer apellido.
Registro de envíos
Los últimos 200 correos, con los filtros Todos, Enviados, En cola y Con error. El registro se conserva 180 días. Por seguridad no se muestra el contenido (los enlaces para crear contraseña son personales).
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Fecha | De envío o de creación. |
| Para | Nombre y correo del destinatario. |
| Correo | El tipo de correo. |
| Asunto | El asunto. |
| Estado | En cola, Enviado o Con error (con el motivo debajo). |
Un correo que falla se reintenta solo varias veces (cada vez más espaciado); tras 3 intentos queda Con error. Puede pulsar Reintentar en un correo, o Reintentar los N con error para todos: vuelven a la cola y se reintentan en el próximo minuto.
Bienvenidas
Personal que todavía no entra (N): colaboradores y pasantes con correo válido que nunca ingresaron, con Persona, Usuario, Correo, Cargo y Última bienvenida.
Revise la lista.
Pulse Enviar la bienvenida a N persona(s) y confirme con Enviar.
Cada persona recibe un correo con su usuario y un enlace para crear su contraseña (vence en 7 días). Los correos salen poco a poco, según el límite por minuto.
A quien ya se le envió en las últimas 24 horas no se le repite. Si el correo no está configurado o está en pausa, el botón no aparece.
Para una sola persona: Personal Deltamontero → Editar → Enviar el enlace por correo (ver Personal). Para cargar los correos que faltan: Completar correos del personal (ver Personal).
Dónde más se ven los correos
- En el Historial de cada persona: los correos que le envió la Academia y su estado.
- Crear colaborador e Incorporar al equipo envían la bienvenida automáticamente si el correo está configurado.
- Postulantes → Códigos de acceso y Clientes → Código de registro tienen el botón Enviar el código por correo. Si el correo queda en cola, el mensaje lo indica.
Revisión anual de módulos
La revisión obligatoria de cada módulo al menos una vez al año. Estados, registro de una revisión con sus criterios mínimos, historial y aviso mensual.
Chat de IA
Configuración del Asistente de IA, condiciones de uso y su aceptación, niveles de mensajes por perfil, ajustes técnicos y el asistente de gestión para Talento Humano.