Chat de IA
Configuración del Asistente de IA, condiciones de uso y su aceptación, niveles de mensajes por perfil, ajustes técnicos y el asistente de gestión para Talento Humano.
El Asistente de IA es el chat que ve el personal con el botón redondo ✦ (abajo a la derecha). Responde dudas sobre la Academia. El uso por parte de colaboradores se explica en la Guía de usuarios.
Configuración IA
Ruta: Administración del sitio → Configuración IA.
Permiso: administrar la IA (Socios, Jefe de Talento Humano, Administrador Técnico y super administrador).
Tiene cuatro pestañas: Resumen, Condiciones de uso, Aceptaciones y Ajustes técnicos.
Resumen
| Panel | Qué muestra y qué permite |
|---|---|
| Asistente de IA | Estado Activado o Desactivado. Desactivar el Asistente (con confirmación: nadie podrá usar el chat hasta que lo vuelva a activar) o Activar el Asistente. Se aplica a todo el personal. |
| Condiciones de uso | Versión vigente, fecha y número de puntos del resumen. Estado Se pide aceptarlas o No se pide aceptarlas, con Dejar de pedir la aceptación (con confirmación) o Pedir la aceptación, y Editar condiciones. Dos contadores: Aceptaron y Falta que acepten (cada uno abre la lista filtrada). |
| Proveedor y modelo | El servicio de IA que responde y su modelo (solo lectura). Se cambia en Ajustes técnicos → Herramientas y proveedor. |
Si deja de pedir la aceptación, el chat se activa solo para cada persona, sin que lea ni acepte las condiciones. La plataforma recomienda mantener la aceptación (LOPDP).
Condiciones de uso
Editar las condiciones de uso: lo que cada persona lee y acepta antes de usar el chat.
Resumen (lo más importante)
Un punto por línea (se numeran solos). Para resaltar, escriba entre dobles asteriscos, por ejemplo **no escribas contraseñas**. Se recomiendan de 4 a 7 puntos.
Acuerdo completo
Texto con formato que se muestra al pulsar Leer el acuerdo completo. Use títulos para cada sección.
Versión nueva
Marque Publicar como versión nueva: todas las personas deberán aceptar otra vez cuando cambie algo importante del acuerdo. Déjelo sin marcar para corregir detalles (quien ya aceptó conserva su aceptación).
Guardar
Pulse Guardar condiciones. Con versión nueva, el mensaje indica la nueva versión y cuántas personas deberán aceptarlas otra vez.
Debajo, Así lo ve el personal muestra la vista previa.
Aceptaciones
Quién aceptó las condiciones del Asistente de IA: personal activo (sin postulantes ni cuentas de administración), con contadores Personas, Aceptaron y Falta que acepten (cada uno filtra), la tabla Persona, Usuario, Tipo, Cargo, Estado (Aceptó o Falta, indicando si aceptó una versión anterior) y Fecha de aceptación, y el botón Descargar en Excel. La misma información está en Aceptación de políticas.
Ajustes técnicos
Páginas del gestor de IA de Moodle. Normalmente no hace falta tocarlas.
| Página | Para qué |
|---|---|
| Herramientas y proveedor | El servicio de IA, su modelo y su clave. |
| Propósitos | Qué herramienta usa el chat y cada función de IA. |
| Límites de uso | Cuántos mensajes al día por perfil. |
| Permisos por persona | Bloquear o habilitar la IA a una persona. |
| Estadísticas | Uso del Asistente por propósito y por herramienta. |
La clave del proveedor de IA no se guarda en el código: el administrador técnico la define en la variable GROQ_API_KEY del servidor y cada despliegue la aplica sola. Si la cambia aquí, en Herramientas y proveedor, el siguiente despliegue la reemplaza por la de la variable. Ver Variables de entorno e Inteligencia artificial.
Niveles de mensajes por perfil
El nivel de cada persona lo pone la plataforma según su perfil, al crear la cuenta o asignarle un cargo, y se revisa en cada despliegue para todas las cuentas.
| Nivel | Mensajes por día | Perfiles |
|---|---|---|
| Sin límite | Sin tope | Socios, Administrador de Formación (Jefe de Talento Humano), Administrador Técnico |
| Ampliado | 60 | Gerencia, Jefatura Técnica, Líder Operativo, RRHH Operativo |
| Básico | 15 | Perfiles operativos, auxiliares y pasantes |
- El contador se reinicia cada 24 horas. Al llegar al límite, la persona ve que alcanzó el límite de consultas por hoy.
- Si alguien cambia a mano el nivel de una persona en Configuración IA, ese cambio se respeta; la plataforma solo actualiza los niveles que ella misma puso (por ejemplo, si cambia el perfil).
- Nunca se desbloquea a alguien que fue bloqueado a mano.
- La plataforma no acepta las condiciones por nadie: cada persona las acepta la primera vez que abre el chat (si se pide la aceptación).
Aceptación por parte de cada persona
La primera vez que una persona escribe en el chat, un aviso le pide aceptar sus condiciones. Llega a la página Antes de usar el Asistente de IA, con el resumen y el acuerdo completo vigentes. Marca Leí las condiciones de uso del Asistente de IA y las acepto y pulsa Aceptar y activar el Asistente (o Ahora no). Quien ya aceptó puede pulsar Retirar mi aceptación, y el Asistente queda desactivado para su cuenta hasta que vuelva a aceptar.
Dónde no aparece el chat
- Sin sesión iniciada (portada pública, ingreso, recuperación de contraseña, registro de postulantes y clientes).
- Para los postulantes, que no pueden usarlo en ningún momento.
- Mientras se rinde un repaso.
Asistente de gestión (Talento Humano)
Para las cuentas que pueden crear usuarios, el mismo chat funciona además como asistente de gestión. Se le pide en lenguaje normal:
- Consultas: buscar a un colaborador por nombre, correo o cédula; ver su avance; quién no ha completado un módulo; conteos o listas por área, cargo o módulo.
- Reportes descargables (si tiene acceso a Reportes): los reportes listos en Excel, Word, PDF o CSV.
- Cambios: crear un colaborador (nombres, apellidos, correo, cédula y cargo; el área es opcional), cambiar su cargo, registrar su cédula, restablecer su contraseña y agregarlo a una cohorte.
Antes de cualquier cambio, el asistente muestra un resumen y solo lo ejecuta cuando se responde sí. Cada acción respeta los permisos de la cuenta que lo usa: lo que no puede hacer en la plataforma, el asistente tampoco lo hace. No modifica la propia cuenta, ni las de super administradores ni las de perfiles de gestión. Cuando crea una cuenta o restablece una contraseña, el usuario y la contraseña temporal los muestra la plataforma tal cual, no la IA.
Datos personales en el asistente de gestión
Las cédulas, los RUC y los correos que se escriben al asistente de gestión, o que aparecen en los resultados de sus búsquedas, no llegan al proveedor de IA: antes de enviarse se reemplazan por marcadores (por ejemplo, CEDULA_1 o correo1@dato.oculto). La plataforma guarda la equivalencia solo durante la sesión y vuelve a poner el dato real al ejecutar la acción y en la respuesta que usted ve. Los nombres sí se envían, porque hacen falta para buscar a las personas.
Esto aplica solo cuando el asistente ejecuta una acción o una consulta de gestión. Las preguntas generales se responden con el chat normal, que envía el texto tal como se escribe: no incluya en ellas datos personales de otras personas.
Correos de la Academia
Estado del correo, diagnóstico de la conexión, correo de prueba, límites, tipos de correo, registro de envíos, bienvenidas y pausa de los envíos.
Políticas y privacidad
Aceptación de políticas. El aviso de datos personales (LOPDP), las condiciones del Asistente de IA, quién aceptó y quién falta, activar, editar y publicar versiones nuevas, y cómo atender una solicitud de datos personales.