Personal
Crear colaboradores, importar el personal desde Excel, editar datos, cargos y áreas, enviar el enlace de contraseña, restablecer contraseñas y completar correos.
Todo lo relacionado con las cuentas del personal se maneja desde Personal Deltamontero y las pantallas que se abren desde ella.
Personal Deltamontero
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Cuentas → Personal Deltamontero.
Requiere el permiso de editar usuarios. Muestra todas las personas de la plataforma separadas por tipo. El tipo no se escribe a mano: se calcula solo.
| Tipo | Cómo se calcula |
|---|---|
| Colaboradores | Tienen cualquier cargo (excepto solo "Pasantes"), o son postulantes ya incorporados al equipo. |
| Pasantes | Su único cargo es "Pasantes". |
| Postulantes | Están rindiendo la prueba técnica y todavía no fueron incorporados. |
| Clientes | Están marcados como cliente o pertenecen a una empresa cliente. |
| Sin clasificar | No tienen cargo ni grupo (cuentas de prueba o por completar). |
| Administración | Super administradores y cuentas de servicio. |
Partes de la pantalla
- Botones superiores:
- Verificar un certificado (si tiene permiso de ver todos los detalles de usuarios). Ver Certificados.
- Restablecer contraseñas (solo Jefe de Talento Humano y super administrador).
- + Crear colaborador (quien puede crear usuarios).
- Tarjetas por tipo: Todas, Colaboradores, Pasantes, Postulantes, Clientes, Sin clasificar y Administración, cada una con su número. Al pulsar una se filtra la lista.
- Buscar (nombre, usuario, correo, cédula o cargo), la casilla Incluir cuentas suspendidas y el botón Buscar.
- Descargar: la lista que está viendo, en Excel, Word, PDF o CSV (formato institucional). Columnas: nombre completo, usuario, correo, tipo, cargo, área, equipo, último acceso y estado de la cuenta.
- Tabla: Persona (con su correo), Nombre de usuario, Tipo, Cargo, Área, Equipo, Último acceso y las acciones.
Acciones de cada fila
| Acción | Para quién aparece | Qué hace |
|---|---|---|
| Perfil | Todos | Abre el perfil de Moodle de la persona. |
| Módulos | Quien crea módulos; no para administración ni postulantes | Qué módulos ve la persona y por qué; activar o desactivar módulos solo a ella. Ver Módulos de una persona. |
| Historial | Colaboradores, pasantes y clientes | Toda la formación de la persona en una página. Ver Historial. |
| Ver en Postulantes | Postulantes (reemplaza a las demás) | Abre su fila en Postulantes. |
| Editar | Todos menos administración | Datos, tipo, cargo, área y contraseña. Ver Editar a una persona. |
| Agregar al personal | Sin clasificar y clientes | Se elige su cargo y, si se quiere, su área, y se pulsa Agregar. |
| Marcar como cliente / Quitar de clientes | Sin clasificar y clientes | La marca o desmarca como cliente. |
| Quitar del personal | Colaboradores y pasantes | Pierde su cargo, su perfil, el acceso a sus módulos y su equipo; su historial se conserva. |
| Eliminar cuenta | Jefe de Talento Humano y super administrador | Borra la cuenta y todo su historial. No se puede deshacer. |
Para las cuentas Sin clasificar la pantalla muestra esta ayuda: si es parte del personal, pulse Agregar al personal y elija su cargo; si es un cliente, pulse Marcar como cliente; si es una cuenta de prueba, puede suspenderla desde Editar.
Crear colaborador
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Cuentas → Crear colaborador. También con el botón + Crear colaborador de Personal Deltamontero.
Requiere el permiso de crear usuarios. Esta pantalla reemplaza a la página nativa de Moodle Crear un nuevo usuario, que se oculta del menú porque crea cuentas sin perfil, sin ruta de módulos y sin área.
Datos de la persona
Complete Nombres, Apellidos, Correo electrónico y Cédula (10 dígitos; sirve como identificador y para que la persona recupere su contraseña). Los cuatro son obligatorios.
Nombre de usuario
Es opcional. Si lo deja vacío, se usa la parte del correo antes de la @ (por ejemplo, para ana.perez@ejemplo.com el usuario sería ana.perez).
Cargo y área
Elija el Cargo (obligatorio) y, si quiere, el Área / Equipo.
Crear
Pulse Crear colaborador. Con Cancelar vuelve a Personal Deltamontero.
El sistema valida que el correo, el nombre de usuario y la cédula no se repitan con otra cuenta, y que la cédula tenga exactamente 10 dígitos.
Qué hace el sistema al crear la cuenta
- Crea la cuenta y le asigna su perfil (permisos) y su ruta de módulos según el cargo.
- La agrega al grupo Todo el equipo Deltamontero, que da acceso al curso de Introducción.
- Le asigna el nivel del chat de IA que corresponde a su perfil.
- Con el correo de la Academia configurado: le envía el correo Activa tu cuenta con su usuario y un botón para crear su propia contraseña (vence en 7 días). No hay que entregarle nada.
- Sin correo configurado: muestra una sola vez el usuario y una contraseña temporal aleatoria. Entréguelos a la persona; deberá cambiar la contraseña al ingresar.
La pantalla final muestra ✔ Colaborador creado con el nombre, cargo, usuario, área y los botones Crear otro colaborador y Ver el personal.
Si la contraseña temporal se pierde, no hace falta crear la cuenta otra vez: restablézcala desde Editar o desde Restablecer contraseñas.
Cargos disponibles
Cada cargo define el perfil de acceso y la ruta de módulos:
| Cargo | Perfil que recibe | ¿Lo asigna Talento Humano? |
|---|---|---|
| Socios | Administrador Institucional (Socios) | No, solo el super administrador |
| Gerencia de Operaciones | Gerencia | No, solo el super administrador |
| Gerencia de Proyectos | Gerencia | No, solo el super administrador |
| Gerencia de Back Office | Gerencia | No, solo el super administrador |
| Tesorera | Operativo / Back Office (Tesorera) | Sí |
| Gerente de Sistemas | Administrador Técnico (Gerente de Sistemas) | No, solo el super administrador |
| Jefe de Soporte | Jefatura Técnica (Jefe de Soporte / Jefe de Desarrollo) | Sí |
| Jefe de Desarrollo | Jefatura Técnica (Jefe de Soporte / Jefe de Desarrollo) | Sí |
| Asistente Desarrollador | Operativo Técnico (Asistentes Desarrolladores) | Sí |
| Jefe de Talento Humano | Administrador de Formación (Jefe de Talento Humano) | No, solo el super administrador |
| Asistente de Talento Humano | RRHH Operativo (Asistente de Talento Humano) | Sí |
| Contadora General / Líder de Equipo | Líder Operativo (Contadora General / Líder de Equipo) | Sí |
| Asistente Contable | Operativo (Asistentes Contables) | Sí |
| Pasante | Pasante / Aprendiz | Sí |
| Mensajero | Auxiliar (Mensajero / Auxiliar de Limpieza) | Sí |
| Auxiliar de Limpieza | Auxiliar (Mensajero / Auxiliar de Limpieza) | Sí |
En las listas de cargos, quien no es super administrador solo ve los cargos que puede asignar.
Áreas disponibles
Dirección / Gerencia, Operaciones Contable, Comercial, Sistemas y Desarrollo, Talento Humano, Tesorería / Back Office y Servicios Generales. El área se usa en los reportes de cumplimiento por área.
Agregar al personal, marcar como cliente y quitar del personal
Agregar al personal
Para cuentas Sin clasificar o Clientes:
En la fila de la persona pulse Agregar al personal. Se abre un pequeño formulario.
Elija el cargo en — Elige su cargo — y, si quiere, el área en Área (opcional).
Pulse Agregar. Aparece el mensaje de que la persona ahora es parte del personal, con su perfil y su ruta de módulos.
La persona recibe su perfil, su ruta de módulos y el curso de Introducción; si estaba marcada como cliente, deja de estarlo. Su usuario y su contraseña no cambian.
Marcar como cliente / Quitar de clientes
Disponible para cuentas Sin clasificar y Clientes. Una cuenta marcada como cliente aparece en el tipo Clientes. Para administrar empresas cliente completas use Clientes.
Quitar del personal
Para Colaboradores y Pasantes. Pide confirmación con este texto: la persona dejará de ser parte del personal de Deltamontero, pierde su cargo, su perfil y el acceso a sus módulos, y sale de su equipo. Su historial de formación se conserva.
No se puede quitar del personal a alguien que lidera un equipo. Primero cambie el líder del equipo en Equipos.
Eliminar cuenta
Solo Jefe de Talento Humano y super administrador. Pide confirmación: se eliminará la cuenta y todo su historial (avance, notas y certificados). No se puede deshacer. Si la persona solo dejó la empresa, es mejor Quitar del personal.
No se pueden eliminar desde aquí: la propia cuenta, las cuentas de super administrador o de servicio, las cuentas de gestión (salvo por el super administrador) ni la cuenta de quien lidera un equipo.
Editar a una persona
Ruta: Personal Deltamontero → Editar en la fila de la persona. También desde Historial, Clientes → Usuarios y avance y Postulantes (Editar datos).
En lugar del formulario completo de Moodle, se muestra solo lo que usa Talento Humano. Al guardar o cancelar se vuelve a la pantalla de origen. Las cuentas de super administrador y de servicio abren el formulario de Moodle y solo las edita el super administrador.
Sección Datos de la persona
| Campo | Reglas |
|---|---|
| Nombres y Apellidos | Obligatorios. |
| Nombre de usuario | Obligatorio. Solo letras minúsculas, números y . - _ @ (sin espacios ni tildes). No puede repetirse. |
| Correo electrónico | Debe ser válido y no estar en otra cuenta. |
| Cédula | 10 dígitos, única. Con ella la persona recupera su contraseña sola. |
Sección Tipo, cargo y área
- Tipo: Colaborador, Pasante, Cliente o Sin clasificar.
- Cargo: aparece solo si el tipo es Colaborador (obligatorio en ese caso).
- Área.
- Equipo: se muestra como información; se cambia en Equipos.
Lo que pasa al guardar:
- Colaborador con cargo nuevo: recibe el perfil y la ruta del cargo nuevo y deja los del cargo anterior. Conserva su equipo, su área y su historial.
- Pasante: recibe la ruta de pasantes.
- Cliente o Sin clasificar: equivale a Quitar del personal (y, si es Cliente, queda marcado como cliente). Conserva su historial de formación.
El tipo y el cargo no se pueden cambiar (se muestran solo como texto, con el motivo) cuando:
| Motivo que muestra la pantalla | Cuándo |
|---|---|
| Tu perfil no cambia tipos ni cargos. | Quien edita no tiene permiso de crear usuarios. |
| Es postulante: se incorpora desde Postulantes → Incorporar al equipo. | La persona es postulante. |
| No puedes cambiar tu propio tipo ni tu cargo. | Es la propia cuenta. |
| Es una cuenta de gestión: su tipo y su cargo los cambia el super administrador. | Cuentas con perfil o cargo de gestión. |
Sección Contraseña
Está plegada. Déjela vacía para no cambiar la contraseña.
Abra Contraseña y escriba una contraseña temporal en Nueva contraseña. Debe tener al menos 10 caracteres, con mayúscula, minúscula, número y símbolo.
Deje marcada Pedir que la cambie al entrar.
Pulse Guardar cambios y entregue la contraseña temporal a la persona en privado.
Enviar el enlace para crear su contraseña
Si el correo de la Academia está configurado, la persona tiene un correo válido y la cuenta no está suspendida, debajo del formulario aparece el recuadro Enlace para crear su contraseña con el botón Enviar el enlace por correo. A la persona le llega un correo con su usuario y un enlace para crear su contraseña ella misma (vence en 7 días). Sirve para la primera vez o si la olvidó.
Mensajes posibles: se envió el correo; El correo quedó en cola y se enviará en unos minutos.; o No se pudo enviar: revisa que tenga un correo válido y que el correo de la Academia esté configurado.
Módulos de una persona
Ruta: Personal Deltamontero → Módulos en la fila de la persona (también desde su Historial). Requiere el permiso de crear módulos. No aplica a super administradores.
Muestra todos los módulos con una casilla; los marcados son los que la persona ve, con el motivo debajo (por su cargo, por su empresa o individual). Los módulos en borrador muestran (borrador).
Marque los módulos que debe ver y desmarque los que no.
Pulse Guardar. El mensaje indica cuántos se activaron y desactivaron.
- Marcar un módulo se lo da a la persona de forma individual.
- Desmarcar un módulo que le llega por su cargo o su empresa lo desactiva solo para ella (aparece Desactivado para esta persona).
- Desmarcar un módulo individual se lo quita.
- Su avance se conserva siempre.
Historial de una persona
Ruta: Personal Deltamontero → Historial en la fila de la persona. Requiere el permiso de ver todos los detalles de usuarios.
Reúne todo lo de la persona en una sola página:
- Datos: tipo, estado (Activo o Suspendido), usuario, cédula, correo, cargo, área, equipo, empresa (si es cliente), cuenta creada, primer ingreso y último ingreso. Botones Editar y Módulos.
- Resumen: módulos, terminados, avance promedio y certificados.
- Módulos: cada módulo con cómo lo tiene (por cargo, por empresa o Agregado a mano), si está desactivado, barra de avance, fecha de término y último acceso. En Repasos se despliega cada repaso con su mejor nota sobre 10, intentos y si aprobó.
- Certificados: cada certificado con su fecha de emisión y el código que sale impreso, con los botones Descargar y Verificar.
- Prueba técnica de selección: si entró como postulante, la prueba, su nota, su estado y la fecha en que se incorporó.
- Correos que le envió la Academia: los últimos correos con su fecha, tipo, asunto y estado (En cola, Enviado o Con error).
Restablecer contraseñas de varias personas
Ruta: Personal Deltamontero → Restablecer contraseñas. Solo Jefe de Talento Humano y super administrador.
1. ¿A quiénes?
Marque a las personas en la tabla (Nombre, Usuario, Tipo, Cargo, Último acceso). Puede usar Marcar todas, Desmarcar todas o Solo quienes nunca entraron.
2. ¿Qué contraseña?
- Una contraseña distinta para cada persona (recomendado): la genera el sistema al azar.
- La misma contraseña temporal para todas: escriba la contraseña común (mínimo 10 caracteres, con mayúscula, minúscula, número y símbolo).
Deje marcado Pedir que la cambien al entrar.
Aplicar
Pulse Restablecer contraseñas y confirme. Las personas marcadas dejarán de entrar con su contraseña actual. Si alguna cuenta estaba bloqueada por intentos fallidos, queda desbloqueada.
Entregar
Se muestra una sola vez la tabla Usuarios y contraseñas temporales. Pulse Descargar usuarios y contraseñas (Excel) y entréguelas a cada persona en privado (en persona o por mensaje directo), nunca en un grupo.
Con la misma contraseña para todas, cualquiera que la conozca podría entrar a la cuenta de otra persona antes de que la cambie. Úsela solo si va a entregar todas las cuentas el mismo día.
No aparecen para restablecer: super administradores, cuentas de servicio, postulantes (entran con código), la propia cuenta (se cambia en Preferencias) y, si quien lo hace no es super administrador, las cuentas de gestión. Estas se listan aparte en No se pueden restablecer desde aquí, con el motivo.
Recuperación por la propia persona
La persona también puede recuperar su contraseña sola desde la pantalla de ingreso, con ¿Olvidó su contraseña?: si tiene correo, recibe un enlace (vence en 1 hora); si no, con su usuario (o su correo) y su cédula obtiene una contraseña temporal. Por eso es importante que la cédula esté registrada. Las cuentas de gestión no se recuperan por esta vía. Ver la Guía de usuarios.
Importar personal desde Excel
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Cuentas → Importar personal desde Excel. Solo Jefe de Talento Humano y super administrador.
Pone el personal al día a partir del Excel de cargos y grupos de Talento Humano: una hoja con las columnas apellidos y nombres, cédula, cargo y grupo. Las filas sin cédula se consideran títulos de grupo y se ignoran. Si Excel quitó el cero inicial de una cédula de 9 dígitos, se completa solo.
Subir el archivo
En Archivo Excel (.xlsx) suba el archivo (máximo 5 MB) y pulse Ver vista previa. Todavía no se cambia nada.
Revisar las personas del listado
La tabla Personas del listado muestra, por cada fila: Persona (Excel), Cédula, Cargo en el Excel, Cargo en la Academia, Cuenta y Qué se hará. A cada persona se le busca su cuenta por cédula o, si no, por nombre.
- A quien ya tiene cuenta no se le cambia el cargo que tenga: solo se le agrega la cédula si falta, el cargo si no tenía, el área si está vacía y su equipo.
- A quien no tiene cuenta se le crea (aparece con (nueva)) con usuario = iniciales de los nombres + primer apellido (por ejemplo, Ana María Pérez Gómez sería
amperez). - Los cargos que el manual no define aparecen con Cargo que el manual no define: se usa el más cercano, revísalo. Elija el correcto en la lista.
Revisar las cuentas que no están en el listado
En Cuentas que no están en el listado aparecen marcadas para eliminar las cuentas que no figuran en el Excel. No se listan super administradores, cuentas de servicio, postulantes ni clientes. Desmarque las que quiera conservar.
Aplicar
Pulse Aplicar cambios y confirme. Se crean las cuentas nuevas, se completan cédulas, cargos, áreas y equipos, y se eliminan las cuentas marcadas.
Entregar las cuentas nuevas
Aparece Listo: personal actualizado. y, si hubo cuentas nuevas, la tabla Cuentas nuevas con usuario y contraseña temporal (se muestra una sola vez) y el botón Descargar usuarios y contraseñas (Excel). Debajo, el Detalle de todo lo que se hizo.
Reglas adicionales:
- Los grupos con una Contadora-Líder (grupos de una letra: A, B, C…) quedan como equipos con ella como líder.
- Los grupos GERENCIA o GERENCIAS van al área Dirección / Gerencia; SISTEMAS a Sistemas y Desarrollo; TH y JEFATURA a Talento Humano; ADM a Servicios Generales.
- Los cargos de gestión solo los asigna el super administrador: si el Excel trae uno de esos para una cuenta nueva, esa fila queda para el super administrador.
- Las cuentas nuevas no tienen correo. Al entrar por primera vez, después de cambiar la contraseña temporal, la plataforma les pide solo su correo. También se puede cargar con Completar correos del personal o en Editar.
| Cargo en el Excel | Cargo en la Academia |
|---|---|
| GERENTE BACK OFFICE | Gerencia de Back Office |
| GERENTE PROYECTOS | Gerencia de Proyectos |
| GERENTE OPERACIONES | Gerencia de Operaciones |
| TESORERA, TESORERA GENERAL | Tesorera |
| ASISTENTE CONTABLE | Asistente Contable |
| CONTADORA LIDER, CONTADORA GENERAL | Contadora General / Líder de Equipo |
| JEFE DE SOPORTE | Jefe de Soporte |
| JEFE DE DESARROLLO | Jefe de Desarrollo |
| GERENTE DE SISTEMAS | Gerente de Sistemas |
| ASISTENTE DESARROLLADOR | Asistente Desarrollador |
| PASANTE | Pasante |
| JEFE TH, JEFE DE TALENTO HUMANO | Jefe de Talento Humano |
| ASISTENTE TH, ASISTENTE DE TALENTO HUMANO | Asistente de Talento Humano |
| MENSAJERO | Mensajero |
| AUXILIAR DE LIMPIEZA | Auxiliar de Limpieza |
| HELP DESK, ASISTENTE TECNOLOGIA (provisional) | Asistente Desarrollador |
| SERVICIOS GENERALES (provisional) | Auxiliar de Limpieza |
Las mayúsculas, tildes y signos no importan. GERENTE GENERAL también se marca como provisional.
Completar correos del personal
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Cuentas → Completar correos del personal. Solo Jefe de Talento Humano y super administrador.
Sirve para cargar los correos que faltan a partir de un Excel con el nombre completo y el correo de cada persona (por ejemplo, la base de celebraciones de Talento Humano). Se busca la fila de títulos con "nombre" y "correo" (o "email"); si no la hay, se toma la columna A como nombre y la B como correo.
En Excel con los nombres y los correos suba el archivo y pulse Ver qué se hará.
Revise la tabla Qué se hará. Cada fila tiene un estado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Se completa | La cuenta no tiene correo: se guardará (viene marcada). |
| Tiene otro correo | La cuenta ya tiene un correo distinto: no se cambia salvo que la marque. |
| Ya lo tiene | No hay nada que hacer. |
| El correo es de otra cuenta | No se puede usar. |
| No está en la plataforma | No se encontró la cuenta. |
Pulse Guardar los correos marcados y confirme con Guardar. Solo se guardan las filas marcadas.
Al guardar no se envía ningún correo. La bienvenida se envía después desde Correos de la Academia → Bienvenidas. Los correos del Excel no quedan guardados en ningún archivo.