Políticas y privacidad
Aceptación de políticas. El aviso de datos personales (LOPDP), las condiciones del Asistente de IA, quién aceptó y quién falta, activar, editar y publicar versiones nuevas, y cómo atender una solicitud de datos personales.
La Academia pide dos aceptaciones al personal:
| Política | Cuándo se acepta | Dónde se edita |
|---|---|---|
| Aviso de datos personales (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, LOPDP) | La primera vez que cada persona entra. | Aceptación de políticas → Aviso de datos personales |
| Condiciones del Asistente de IA | Antes de usar el chat de IA (si se pide la aceptación). | Configuración IA → Condiciones de uso |
Además, los postulantes aceptan un aviso de tratamiento de datos al registrarse para la prueba técnica, y los empleados de empresas cliente lo aceptan al crear su cuenta.
Aceptación de políticas
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Cuentas → Aceptación de políticas.
Permiso: gestionar las políticas del sitio (pestaña Aviso de datos personales) o administrar la IA (pestaña Condiciones del Asistente de IA). La usan Socios, Jefe de Talento Humano, Administrador Técnico y super administrador. Cada quien ve las pestañas que le corresponden.
Aviso de datos personales
Estado del aviso. Muestra el título del aviso, su versión y fecha de publicación, y el estado Activo: se pide al entrar o Desactivado.
- Desactivar el aviso (con confirmación): ya no se pedirá aceptar el aviso al entrar.
- Activar el aviso: vuelve a pedirse al entrar a quien no lo haya aceptado.
La LOPDP exige informar el tratamiento de datos. Desactive el aviso solo por un motivo justificado.
Quién lo aceptó. Todas las personas activas, también postulantes y clientes (sin cuentas de administración):
- Contadores Personas, Aceptaron y Falta que acepten; cada uno filtra la tabla.
- Tabla con Persona, Usuario, Tipo, Cargo, Estado (Aceptó o Falta) y Fecha de aceptación.
- Descargar en Excel, con el filtro aplicado.
Editar el aviso.
Corrija el Título, el Texto que se muestra al entrar y el Texto completo.
Decida si es una versión nueva:
- Sin marcar: corrige detalles; quien ya aceptó conserva su aceptación.
- Marcado (Publicar como versión nueva: todas las personas deberán aceptarlo otra vez al entrar): todas las personas deberán aceptarlo de nuevo.
Pulse Guardar aviso. Mensaje: Se guardó el aviso. o Se publicó la versión nueva del aviso: todas las personas deberán aceptarlo al entrar.
Si no existe un aviso creado, la pestaña muestra Todavía no hay un aviso de datos personales creado.
El contenido legal del aviso (texto exacto y campos del formulario de postulantes) debe contar con asesoría legal. Por confirmar: versión del aviso aprobada por asesoría legal para producción.
Condiciones del Asistente de IA
Quién aceptó las condiciones del Asistente de IA, con la versión vigente y un enlace a Configuración IA → Condiciones de uso, donde se cambian el texto, la versión y si se pide aceptarlas. La tabla y la descarga funcionan igual que en el aviso de datos; si alguien aceptó una versión anterior, se indica junto a Falta. Ver Chat de IA.
Privacidad y políticas (Moodle)
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Privacidad y políticas.
Quien administra puede ver toda esta sección de Moodle (políticas del sitio y acuerdos de usuario). Para el trabajo diario se recomienda usar Aceptación de políticas, que reúne lo necesario en un solo lugar.
Solicitudes de datos personales
La LOPDP da a cada persona derecho a conocer los datos que la plataforma guarda sobre ella y a pedir que se eliminen. Estas solicitudes se atienden con la herramienta de privacidad de Moodle, que reúne en una sola exportación o eliminación los datos de Moodle y los de los complementos propios de la Academia:
| Complemento | Qué incluye |
|---|---|
Academia (local_deltamodules) | Correos que la Academia le envió, equipos de los que es integrante o líder, módulos que se le desactivaron, informes que guardó y revisiones anuales que registró. |
Postulantes (local_candidate_enrollment) | Códigos de acceso a la prueba técnica que usó o que creó. |
| Moodle | Cuenta, avance, intentos, calificaciones, certificados, aceptación de políticas y lo demás que guarda Moodle. |
Ruta: Administración del sitio → Usuarios → Privacidad y políticas → Solicitudes de datos.
Quién las atiende: el responsable de protección de datos de Moodle. La Academia no configura un rol específico para esa función; en ese caso Moodle asigna la tarea a los super administradores. Talento Humano recibe el pedido de la persona y lo pasa al super administrador.
Registrar la solicitud
En Solicitudes de datos, cree una solicitud nueva: elija a la persona, el tipo (exportar sus datos o eliminarlos) y anote el motivo o el canal por el que llegó el pedido.
Aprobarla
Moodle prepara la solicitud en segundo plano y la deja esperando aprobación. Revísela y apruébela desde sus acciones.
Entregar o confirmar
- Exportación: cuando termina, el archivo con los datos queda disponible para descargarlo desde la misma lista; entréguelo solo a la persona titular, por un canal privado.
- Eliminación: Moodle borra los datos de la persona. En los registros de la Academia que pertenecen a la empresa (equipos que lideraba, revisiones anuales, códigos o reglas que creó), la persona queda desvinculada y el registro se conserva.
Las solicitudes se procesan con las tareas programadas: si el cron no corre, quedan pendientes (ver Monitoreo y avisos). Antes de aprobar una eliminación, confirme con Talento Humano y asesoría legal que no haya obligación de conservar esos datos (por ejemplo, constancias de formación o resultados de selección). La política de retención de datos está Por confirmar.
Los datos de contacto de las empresas cliente (persona de contacto, cargo, teléfono y correo) no pertenecen a una cuenta de la Academia: se corrigen o se borran desde Clientes.
Datos personales en la plataforma
- La cédula se usa como identificador y para que cada persona recupere su contraseña. Es única por cuenta.
- Las contraseñas temporales se muestran una sola vez y deben entregarse en privado.
- El registro de correos no muestra el contenido de los mensajes, porque los enlaces para crear contraseña son personales.
- Lo que se escribe en el chat de IA se envía a un proveedor de IA externo; las condiciones de uso piden no escribir contraseñas, datos personales de otras personas ni información confidencial de clientes. Cuando el asistente ejecuta acciones de gestión (crear colaboradores, buscar personas, reportes), las cédulas, los RUC y los correos se reemplazan por marcadores antes de enviarse al proveedor y solo se recuperan dentro de la plataforma; los nombres sí se envían.
- Los equipos limitan lo que ve cada líder: solo el avance de su equipo.
Chat de IA
Configuración del Asistente de IA, condiciones de uso y su aceptación, niveles de mensajes por perfil, ajustes técnicos y el asistente de gestión para Talento Humano.
Respaldos
La página Respaldos de la Academia. Qué significa cada estado del respaldo diario, qué se respalda y cómo se recupera.